O recepcionista tem a seu cargo determinadas funções com alguma responsabilidade:
• Ao iniciar o seu turno deve verificar o rack dos quartos e a sua disponibilidade.
• Receber hóspedes individuais e em grupos, também hóspedes com reserva ou sem reserva.
• Registar o hóspede em ficha individual.
• Controlar os vouchers .
• Verificar a reserva.
• Efectuar Check-in.
• Destinar quarto.
• Controlar chamadas telefónicas realizadas.
• Guardar, entregar e receber as chaves.
• Efectuar Check-out .
• O recepcionista deve ter também a preocupação de manter o seu local de trabalho limpo, arrumado e organizado, deve realizar estas tarefas nas horas que tenham menos movimento.
O recepcionista também tem a seu cargo determinadas funções que realiza periodicamente, destaco estas:
• A realização de estatísticas, que se realiza mensalmente, permite verificar evolução que o estabelecimento sofre de ano após ano. Assim o estabelecimento
pode decidir se deverá aumentar a sua capacidade de ocupação, se deve apostar numa nova campanha publicitária e se deve manter ou aplicar novos preços.
• As reclamações, nem sempre conseguimos manter o cliente satisfeito e, por vezes, por alguma falha nos serviços, o hóspede acaba por reclamar.
Recepcionista é que tem que resolver estas situações especiais, apesar das reclamações serem indesejadas, mas só assim o estabelecimento pode saber o que está mal com a finalidade de melhorar os seus serviços.
• A realização do inventário, é a gestão de todos os produtos que estão no estabelecimento permitindo assim um maior controlo.
O recepcionista periodicamente realiza um inventário sobre o material existente no seu local de trabalho.