A recepção é um sector de informação, comunicação e de ligação para todos os serviços que hotel oferece. O recepcionista é a pessoa que tem mais contacto com o hóspede, por isso durante toda a estada do mesmo, no estabelecimento hoteleiro o recepcionista deve mostrar-se eficiente em cada serviço prestado e deve dar toda atenção porque um hóspede satisfeito e contente com os serviços prestados é a melhor maneira de promover o estabelecimento hoteleiro.
Tratamento de mensagens
Os hóspedes durante a estada, ao saírem da sua residência, têm o seu domicílio no estabelecimento hoteleiro. Por este motivo, recebem e enviam a sua correspondência através do mesmo. Isto verifica-se mais nos hóspedes que viajam em negócios.
A correspondência é realizada normalmente através de três meios são eles:
- Cartas
- Fax
- E-mail
E além da correspondência, o recepcionista tem varias responsabilidades que são elas:
- Receber chamadas
- Efectuar chamadas
- Transferir chamadas
- Anotar recados
O controlo de chaves ou em alguns casos cartões magnéticos dos quartos é um aspecto que o recepcionista deverá ter em atenção. No acto do check-in devemos pedir ao hóspede que, sempre que se ausentar do estabelecimento hoteleiro, deixe a chave do quarto na recepção para evitar a sua perda.
O aparecimento do cartão magnético facilitou o trabalho do recepcionista, o cartão magnético funciona em simultâneo com software instalado na recepção, ou seja, ao fazer mos o check-in activamos o cartão mas na data do check-out o cartão desactiva automaticamente fazendo com que hóspede não tenha acesso ao quarto.
Informação Turística
Dentro das funções de recepcionista está a de fornecer informação turística, para isso o recepcionista terá que ser culto e informado, ou seja, terá que saber cada detalhe do sítio ou da região onde o estabelecimento hoteleiro se encontra:
• Localização Geográfica:
• Principais estradas
• Atracções Turísticas
• Património Natural
• Património Cultural
• Museus e Espaços Expositivos
• Gastronomia
• Artesanato
• Festividades
• Rent-a-car
• Empresas de animação turística
• Horários dos Transportes Públicos
• Preçários e horários dos Museus
O recepcionista também deve ter em atenção, quando fornece informação sobre determinado local deve estabelecer o empreendimento hoteleiro como ponto de partida, utilizando mapas para uma melhor orientação e explicação e indicar o caminho mais viável e curto para chegar a determinado local.