O check-in inicia-se à chegada do hóspede ao estabelecimento hoteleiro e é um procedimento de extrema importância. É no check-in que o hóspede formará a sua primeira impressão do estabelecimento hoteleiro, qualquer atraso ou erro irá fazer com que o hóspede fique com uma impressão negativa do estabelecimento e dos seus serviços.
Com a chegada do hóspede devemos demonstrar-nos simpáticos e delicados e dar as cordiais boas-vindas, independentemente do funcionário que tenha o primeiro contacto desde do porteiro, mensageiro, bellboy ou recepcionista.
O recepcionista deve ter em atenção vários factores, ou seja, se estiver ocupado deve interromper o que está a fazer, e dar toda a sua atenção ao hóspede que vai realizar o check-in e também deve por a prova as suas qualidades pessoais tais como atenção, cordialidade, paciência. Durante o check-in devemos sorrir, para que o hóspede se sinta confortável e devemos chamar o hóspede sempre pelo seu último nome por uma questão de respeito perante o mesmo.
Documentação
Todos os hóspedes têm que estar registados no livro de registo de hóspedes, nunca devemos alojar um hóspede sem efectuar o registo. Quando o hóspede tem reserva, ou seja, quando realizamos a reserva devemos preencher a ficha de registo de hóspedes com os dados essenciais com antecedência, ou seja, antes do check-in. São eles:
- Nome completo
- Nacionalidade
- Endereço
- Telefone
- Email
No caso de um Walk-in preenchemos o registo de hospedes durante o Check –in e assim teremos toda a informação disponível sobre o hospede.
Também devemos ter em atenção que o pagamento deverá ser realizado no check-in, onde o hóspede poderá pagar o que vai usufruir na totalidade ou parcial, através de várias formas, são elas:
- Cash (dinheiro);
- Cartão de Crédito;
- Cheque;
- Traveler’s Check;
- Voucher;
Informações Úteis
O hóspede ao sair do seu local de residência e ao chegar a um destino totalmente desconhecido, irá necessitar de determinadas informações, o recepcionista tem que pôr em prática todos os seus conhecimentos como por exemplo:
• Horários do estabelecimento hoteleiro:
- Horários de pequeno-almoço e do restaurante.
- Serviços que o estabelecimento oferece.
• Sobre arredores do estabelecimento:
-Centros comerciais ou Hipermercados
-Hospitais
-Farmácias
-Rent-a-car
-Oficinas
-Empresas de animação turística
-Horários dos Transportes Públicos
-Preçários e horários dos Museus